Kort sagt – ja! En IP-porttelefon som är korrekt konfigurerad och har rätt licenser kan integreras med Microsoft Teams. Detta gör det möjligt för medarbetarna att svara på samtal vid entrén, se och prata med besökare samt låsa upp dörren direkt från sitt befintliga Teams-gränssnitt.
Men hur fungerar det? Och vad behöver du tänka på innan du implementerar en integration?
Varför integrera intercomsystem med Teams?
För många organisationer förbättrar integrationen av porttelefoner vid entrédörrarna med Microsoft Teams besökarhanteringen och den operativa effektiviteten. Receptionister eller andra medarbetare kan hantera besökare vid dörren från sin vanliga bärbara dator, i stället för från en separat svarsmodul. Dessutom kan samtal kopplas vidare till vilken enhet som helst som är utrustad med Teams: en dator, surfplatta eller arbetstelefon.
De flesta SIP-porttelefoner möjliggör även konfiguration av samtalsdirigering, vilket innebär att ansvaret för att besvara samtal inte vilar på en enda person eller enhet. Samtal kan kopplas vidare till grupper eller listor, vilket säkerställer bättre svarsfrekvens och eliminerar en enskild felkälla.
I organisationer med hybridarbetsmodeller eller flera byggnader som ingår i en anläggning innebär en Teams-integration att man bibehåller en enhetlig besöksupplevelse samtidigt som personalen kan hantera tillträde oavsett var de befinner sig.
Hur fungerar en integration av Teams med en porttelefon?
Att integrera en SIP-porttelefon med Microsoft Teams sker normalt inte via en direktanslutning. Porttelefonen, till exempel CDVI:s Robin-serie, ansluts via en gateway-tjänst som CyberGate. Denna gateway omvandlar porttelefonens SIP-kommunikation till ett format som Microsoft Teams kan hantera.
Hela processen för samtalshantering fungerar så här:
-
En besökare trycker på samtalsknappen på en Robin porttelefon.
-
Porttelefonen initierar ett SIP-samtal.
-
CyberGate omvandlar SIP-samtalet till ett format som är kompatibelt med Teams.
-
Den utsedda Teams-användaren eller -gruppen tar emot samtalet.
-
Användaren pratar med besökaren och ser videobilden (om porttelefonen har videofunktion).
-
Om användaren godkänner besökarens tillträde skickar hen ett kommando som låser upp dörren via intercomsystemets inbyggda relä.
Vad kan användare göra från Microsoft Teams?
Svara på samtal från fastighetens porttelefon
Samtalen kommer in till Teams-appen på stationära datorer, mobiler och kompatibla fasta telefoner. Personalen besvarar samtalen precis som de skulle göra med vilket annat samtal som helst via Teams.
Prata med besökare
Alla Robin-porttelefoner har tvåvägskommunikation, vilket gör det möjligt för personalen att prata med besökare och fastställa vem de är innan de beviljas tillträde.
Se livevideo
Robin-porttelefoner med videofunktion gör det möjligt för personalen inne i byggnaden att se livebilder från kameran under samtalen. Robin Touch möjliggör dessutom tvåvägskommunikation via video, vilket visar bilder från insidan av byggnaden på porttelefonens touchskärm. Perfekt för personer som läser på läpparna eller använder teckenspråk.
Lås upp dörren på distans
Robin-porttelefonerna har ett inbyggt relä för styrning av elektroniska lås. När personalen har pratat med besökaren kan de enkelt låsa upp dörren på distans, antingen direkt i Teams via CyberGate eller med ett förinställt DTMF-kommando under samtalet.
Vad behövs för att integrera intercomsystem med Teams?
För att installera och konfigurera en integration mellan en porttelefon och Microsoft Teams behöver du:
-
En kompatibel SIP-porttelefon, till exempel CDVI:s Robin-serie;
-
En nätverksanslutning och PoE-anslutning vid entrédörren;
-
En Microsoft 365/Teams-miljö;
-
En licens för den molnbaserade CyberGate SIP-till-Teams-gatewayen;
-
Ett elektroniskt lås anslutet till porttelefonens relä.
Robin-intercomsystem bör installeras av professionella installatörer i samarbete med organisationens IT-administratörer.
Var är denna integration användbar?
Företagskontor
På företagskontor gör Teams-integrationen det möjligt att vidarebefordra samtal från entrén direkt till receptionen eller personalen. De behöver inte hantera någon separat enhet eller något separat system – allt finns på deras befintliga bärbara datorer och telefoner.
Anläggningar med distansarbete eller minimibemanning
Det är inte alla företag som har dedikerad personal på plats hela tiden för att sköta receptionen och ta emot besökare. Men det betyder inte att man inte kan vara välkomnande mot besökare – även om personalen arbetar på annan plats kan de ta emot Teams-samtal och prata med besökare innan de släpper in dem.
Lager och industrilokaler
Att se till att samtal vidarebefordras till rätt driftsteam kan förbättra effektiviteten och minska onödigt administrativt arbete mellan avdelningarna. Med Teams-integrationen är vidarebefordringen enkel och kräver varken komplicerad kabeldragning eller konfiguration.
Organisationer med flera anläggningar
När en organisation är uppdelad på flera anläggningar innebär en Teams-integrerad intercom att hanteringen av besökare sker på ett enhetligt sätt vid alla ingångar. Det spelar ingen roll om en medarbetare som har till uppgift att svara på samtalen befinner sig i en annan byggnad – hen kan ändå prata med och välkomna besökare på samma sätt.
Vad du bör tänka på innan du implementerar Teams-integrationen
Innan du anlitar integratörer, installatörer och IT-tekniker för att integrera din Robin-intercom med Microsoft Teams finns det några viktiga punkter att tänka på.
-
Ljud eller video? Fundera på om din anläggning behöver anslutningar med enbart ljud, eller om en- eller tvåvägsvideo skulle ge mervärde för besökare och personal.
-
Teams- och CyberGate-licenser. Dessa konfigureras och faktureras separat, utöver intercomsystemets inköpspris. Fundera på hur många licenser du kommer att behöva för det planerade antalet intercomsystem, användare och anläggningar.
-
Samtalsdirigering. Fundera i förväg på vart samtalen ska dirigeras. Vad händer om den första mottagaren inte är tillgänglig? Ska samtalen skickas till en enskild användare eller till en samtalsgrupp? Kommer dirigeringen att ändras utanför kontorstid eller under helgdagar?
-
Nätverk och cybersäkerhet. Intercomsystemet, gatewayen och Teams-miljön måste konfigureras på ett säkert sätt. Se till att dina IT-team tar hänsyn till nätverkssegmentering, lösenordsstyrka, firmwarehantering och brandväggskrav för att skapa ett robust system.
-
Sekretess och samtalsinspelning. Om du väljer att spela in samtal eller videor, fundera på och undersök om du behöver lagringspolicyer, informationsskyltar och om användarna kan välja bort inspelningar.
-
Tålighet. Precis som med alla molnbaserade system bör du noggrant planera vad som skulle hända i ovanliga men allvarliga situationer, såsom internetavbrott eller strömavbrott.
Varför välja en Robin porttelefon vid integration med Teams
Robin-intercomsystem är det perfekta valet för integration med Microsoft Teams i kommersiella och industriella miljöer. Det breda utbudet av snyggt designade ljud- och videomodeller, inklusive tvåvägskommunikation med Robin Touch, tillgodoser behoven på en mängd olika anläggningar. Dessutom underlättar det inbyggda reläet för dörrstyrning fjärrupplåsning.
Integrationen med Teams via molngatewayen CyberGate är snabb, enkel och pålitlig, vilket möjliggör ljud- och videosamtal samt DTMF-styrd dörröppning. Robin-intercomsystemen stöder SIP/TLS och SRTP och kan integreras med en rad olika PBX- och VMS-system samt med Microsoft Teams.
Ta emot besökare direkt i Microsoft Teams
Genom att integrera Robin porttelefon med Microsoft Teams kan personalen ta emot besökare i ett verktyg de redan använder varje dag.
När någon ringer på kan rätt person se och prata med besökaren och öppna dörren direkt via Teams. Ingen separat svarsapparat och inget nytt system att lära sig.
Det gör det enkelt att hantera besök även när receptionen är obemannad eller personalen befinner sig någon annanstans i byggnaden.
Vill du veta mer om Robin och integrationen med Microsoft Teams? Kontakta CDVI så hjälper vi dig att hitta rätt lösning.